Quy trình làm việc của Marchinde với các đơn vị, đối tác, nhà thầu thi công

Trao đổi thông tin ban đầu với Nhà Thầu

• Nhà thầu điền thông tin tại Form liên hệ hợp tác trên website của Marchinde.
• Marchinde sẽ gửi email xác nhận thông tin, tạo nhóm trên Chat (Google Workspace) để trao đổi và thống nhất về quy trình làm việc giữa 2 bên. Toàn bộ quy trình trao đổi sẽ gói gọn trong Google Workspace (Trao đổi qua Chat, Họp online qua Meet, Xác thực lại các giao dịch, hợp đồng qua Email, Timeline qua Calenda, Giao nhiệm vụ qua Task)
• Thiết lập lịch hẹn trực tiếp thăm xưởng.
• Thiết lập dự án test thử năng lực của nhà thầu. Trong trường hợp chưa có dự án thích hợp thì yêu cầu nhà thầu dẫn tới các công trình thực tế để đánh giá năng lực thi công.
• Đánh giá năng lực, trách nhiệm của nhà thầu để đi tới ký kết dự án hợp tác dài hơn

Quy trình làm việc của 1 dự án

Thông tin dự án

• Marchinde cung cấp thông tin của 1 dự án bao gồm hình ảnh 3D, 360 VR Tour nếu có, Hồ sơ Kỹ thuật thi công, file BOQ liên quan cho nhà thầu (Toàn bộ file này đều có thể lấy trên website thông qua keyword mã dự án ví dụ MA2501, MA2502)
• Nhà thầu sau khi nhận được thông tin của dự án có trách nhiệm khảo sát lại công trình, triển khai bóc tách báo giá đồng thời thông báo lại lịch dự kiến phản hồi báo giá cho Marchinde
• Marchinde sau khi nhận được báo giá có trách nhiệm điều chỉnh, cân đối lại với nhà thầu để đi đến mức giá thống nhất giữa 2 bên về đơn giá, tiến độ thực hiện (timeline), ngày hoàn thiện (deadline) của dự án, chính sách bảo hành, bảo trì… Văn bản thống nhất cuối cùng sẽ được xác nhận qua Email trước khi 2 bên ký kết hợp đồng bản cứng.

Triển khai và thanh toán

Về thanh toán: Marchinde sẽ thanh toán thành 04 đợt:
 Đợt 1: 30% ngay sau khí hợp đồng.
Đợt 2: 35% ngay sau khi nhà thầu tập kết đủ sản phẩm lên công trình.
Đợt 3: 30% sau khi nghiệm thu sau không quá 07 ngày làm việc
Đợt 4: 5% sau khi hết thời hạn bảo hành.

Đợt 1:

• Sau khi ký kết hợp đồng dự án: Marchinde tiến hành thanh toán đợt 1 cho Nhà thầu, gửi Email xác nhận đã thanh toán cho nhà thầu, cung cấp hoặc điều chỉnh lại hồ sơ kỹ thuật thi công nếu cần thiết.
• Nhà thầu có trách nhiệm phản hồi xác nhận đã nhận được thanh toán đợt 1 từ Marchinde và tiến triển khai sản phẩm theo hợp đồng.
  Nhà thầu cung cấp tối thiểu 02 liên hệ của 1 chủ thầu và 1 nhân sự phụ trách (bao gồm cả số điện thoại và địa chỉ Gmail) cho 1 dự án để Marchinde liên hệ khi cần thiết.
  Nhà thầu có trách nhiệm thông báo tiến độ đã thực hiện theo timeline đã cam kết, đảm bảo về chất lượng, số lượng, khối lượng cũng như các giấy tờ đi kèm của sản phẩm
• Marchinde sắp xếp lịch,nhân sự đến kiểm tra theo tiến độ tại xưởng, nhà máy trước khi lắp đặt tại công trình tối thiểu 02 lần – có thông báo lịch qua Email
  – 01 lần trong quá trình triển khai
  – 01 lần trước 01 ngày lắp đặt để kiểm tra lại sản phẩm lần cuối trước khi lắp đặt.
• Marchinde có trách nhiệm thống nhất số nhân sự triển khai lắp đặt trực tiếp tại công trình với nhà thầu và chuẩn bị đồng phục tương ứng hoặc tối thiểu 01 áo đồng phục cho nhân sự chính. Marchinde yêu cầu nhà thầu phải mặc đồng phục trong suốt quá trình lắp đặt tại công trình.
• Nhà thầu có trách nhiệm đảm bảo về thời gian tập kết sản phẩm, chủ động thông báo thời gian với Marchinde để phối hợp triển khai thi công.

Đợt 2

• Sau khi tập kết đủ khối lượng tại công trình thì Marchinde tiến hành thanh toán đợt 2 cho nhà thầu
• Với các phát sinh về việc tập kết thiếu dẫn tới chậm quá trình thi công thì nhà thầu sẽ chịu trách nhiệm theo hợp đồng đã ký.
• Quá trình thi công nhà thầu phảm đảm bảo an toàn công trình, đảm bảo tối thiểu 01 nhân sự chính mặc áo đồng phục.
• Đảm bảo chất lượng cuối cùng của sản phẩm theo tiến độ cam kết.

Đợt 3

• Sau khi nghiệm thu hoàn thiện sản phẩm từ 3 bên (Chủ đầu tư, Marchinde và Nhà Thầu) đảm bảo đúng, đủ theo hợp đồng thì Marchinde tiến hành thanh toán đợt 03 cho nhà thầu thi công.

Bảo Hành

• Nhà thầu có trách nhiệm thực hiện bảo hành sản phẩm trong thời hạn không quá 03 ngày kể từ ngày nhận được thông báo từ Marchinde và Chủ đầu tư. Trong trường hợp nhà thầu không đảm bảo được yếu tố thời gian và chất lượng bảo hành sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm phát sinh.
• Marchinde có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu trong việc thực hiện bảo hành trong khả năng cho phép.
  

Đợt 4

• Hết thời hạn bảo hành mà nhà thầu đã cam kết thì Marchinde có trách nhiệm thanh toán giá trị hợp đồng còn lại với nhà thầu sau khi trừ đi các chi phí đã phát sinh nếu có.

Lưu ý: Với từng dự án khác nhau thì sẽ có sự điều chỉnh về quy trình khác nhau để phù hợp với tính chất của dự án đó. Marchinde và nhà thầu sẽ cùng đi đến đàm phán thống nhất để thuận tiện trong quá trình làm việc